DSAG-Jahreskonferenz: blueworks und BKW präsentieren Implementierung von Focused Build

In der zweiten Jahreshälfte 2018 führte blueworks bei der BKW-Gruppe erfolgreich die Implementierung von SAP Focused Build durch und rüstete die Application Lifecycle Management-Lösung auf SAP Solution Manager 7.2 auf. Das Ergebnis ist eine Reduktion der Kosten sowie eine wesentliche Vereinfachung der betreffenden Prozesse, was die Effizienz über alle Systeme hinweg verbessert hat.

In einem gemeinsamen Erfahrungsbericht auf dem Jahreskongress der deutschen SAP-Anwendergruppe, der DSAG, präsentierten Marcel Schori von der BKW-Gruppe und Stefan Thomann von blueworks einen Überblick über die Details.

Als internationales Energie- und Infrastrukturunternehmen beschäftigt die BKW-Gruppe über 7 000 Mitarbeitende an Standorten im In- und Ausland. Das Unternehmen plant, baut und betreibt Infrastruktur für die Energieerzeugung und -versorgung, und das vielfältige Portfolio des Unternehmens erfordert Lösungen, welche die geforderte Kapazität und Zuverlässigkeit bieten.

Die erfolgreiche Implementierung von SAP Focused Build durch blueworks in die Systemlandschaft der BKW-Gruppe war daher eine enorme Herausforderung.

Upgrade auf Solution Manager 7.2 eine gute Gelegenheit, Focused Build einzuführen

Die Gründe der BKW-Gruppe, Focused Build einzuführen, waren eine Kombination aus Notwendigkeiten und neuen Möglichkeiten. Da sich der SAP Solution Manager 7.1 dem Ende seiner Nutzungsdauer nähert und ein Upgrade auf SolMan 7.2 zunehmend unumgänglich wird, ergab sich die Gelegenheit, die bevorstehende Veränderung auf die Focused-Build-Methodik aufbauend durchzuführen.

Die Umstellung auf einen moderneren Solution Manager war auch aus praktischen Gründen notwendig. Die Implementierung der SAP Support Package Stacks (SPs) ist im Falle einer komplexen und auf spezifische Bedürfnisse zugeschnittenen R2D-Lösung wie derjenigen von BKW eine kosten- und zeitaufwändige Tätigkeit. Zudem waren die einzelnen Bereiche innerhalb der Lösung nicht gut miteinander integriert.

Eine Bestandsaufnahme bestätigte den anhaltenden Nutzen des SAP Solution Managers für die Systemlandschaft der BKW-Gruppe. Sobald die Entscheidung getroffen war, weiterzumachen, wurden die Experten von blueworks involviert.

Die Aufgabe: Kosten senken, standardisieren, auf Benutzerfreundlichkeit und agile Methoden setzen

Die Motivation für die Einführung von Focused Build war nicht nur, die Umstellung auf Solution Manager 7.2 zu vereinfachen, sondern bestand auch darin, auf eine Reihe von Funktionen zugreifen zu können, mittels welcher Kosten gesenkt und angewandte Lösungen und Prozesse standardisiert und benutzerfreundlicher gestaltet werden können. Zu guter Letzt wurde die Systemlandschaft auch für agiles Projektmanagement vorbereitet.

SAP Focused Build bot in diesem Anwendungsfall eine Reduzierung der Betriebs- und Wartungskosten, optimierte Abläufe im Tagesgeschäft der BKW-Gruppe, vereinfachtes Application Lifecycle Management (ALM), die schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter und eine einfachere Abwicklung älterer Elemente aus SolMan 7.1.

Focused Build verbessert jedoch auch andere Bereiche, angefangen beim Dashboard und der Benutzerfreundlichkeit.

Erfahrungen bei der Implementierung

Wie in jedem Projekt wartet die Realität stets mit einer Lernkurve auf, und die Implementierung von Focused Build bei der BKW-Gruppe ist keine Ausnahme. Zu den gewonnenen Erkenntnissen gehört, dass man jedem Projekt immer genügend Zeit zuweisen und die von der Veränderung betroffenen Mitarbeiter und Kollegen früh einbeziehen sollte.

Das Training der Belegschaft ist sehr wichtig, und ebenso sollten frühzeitig die Anforderungen an die Lösungsdokumentation definiert werden. Hier ist es von Vorteil, mit einer festgelegten Version zu beginnen, sodass ein Minimum an zusätzlichen Informationen erforderlich ist.

Wie der SAP-Lead der BKW-Gruppe auf dem DSAG-Jahreskongress im September 2019 bestätigen konnte, ist der Einfluss von Focused Build auch auf das Tagesgeschäft des Unternehmens nicht zu unterschätzen. ALM-Prozesse werden vereinfacht, betriebliche Prozesse optimiert und die Zeitspanne für die Implementierung von Änderungen wird verkürzt.

Ein zusätzlicher wichtiger Aspekt war, dass der Priorisierungsprozess ebenfalls einfacher geworden ist: Dieser Prozess wird nun anstelle von Excel-Listen und Word-Dokumenten fast ausschliesslich im System durchgeführt.

Sechs Monate Implementierung, drei Monate Optimierung

Die Entscheidung zur Implementierung von Focused Build wurde im August 2018 getroffen, mit dem Ziel, es im Januar 2019 zur Verfügung zu haben. Dies hat funktioniert. Für die Einrichtung und das Upgrade auf SAP Solution Manager 7.2 wurden sechs Monate aufgewendet. Die folgenden drei Monate dienten der Optimierung sowie dazu, sicherzustellen, dass die geänderten Systeme auf dem neuesten Stand sind.

Seit dem Start im Januar dieses Jahres wurde Focused Build konsequent verwendet. Es wurde sowohl für Großprojekte als auch für kleinere Jobs eingesetzt. Insgesamt wurden 336 Requirements, 952 Work-Packages und 1 014 Work-Items verarbeitet.