In der modernen und effizienten Stadtverwaltung von Bern spielen die Informatikdienste eine entscheidende Rolle. Mit rund 80 Mitarbeitenden in vier Bereichen und zahlreichen Teams sind sie der interne Dienstleister für viele Systeme und Anwendungen der Verwaltung. Sie betreuen ca. 3’700 aktive Benutzerkonten und ca. 2’400 Arbeitsstationen an knapp 300 Standorten. Darüber hinaus sind sie verantwortlich für die Verwaltung und Betreuung von rund 15’000 Anwendern und ca. 11’000 Geräten in den Stadtberner Volksschulen.

Da der Support für SAP ERP im 2027 endet und Effizienzsteigerungen gesucht werden, steht die Stadt Bern vor der Herausforderung, ihre angestrebte Cloud-Strategie und die Vorteile der automatisierten IT-Geschäftsprozesse von SAP S/4HANA zu unterstützen. Hierzu wurde das umfangreiche Migrationsprojekt Go2HANA ins Leben gerufen, das durch sieben Teilprojekte und über 70 beteiligte Personen umgesetzt wird. Um die Komplexität dieses Projektes zu bewältigen, wurde eine integrierte «Business Transformation Suite» benötigt, die auf Basis von SAP Cloud ALM erstellt wurde.

Vor der Implementierung von SAP Cloud ALM stand die Stadt Bern vor einer Reihe von Herausforderungen, darunter fehlende Standardisierungen im Change-Management, kein zentralisiertes Transportmanagement, fehlende Standards im Testing, sowie Mängel in der Dokumentationsablage und im Test- und Fehlermanagement.

blue.works führte SAP Cloud ALM ein, um diese Herausforderungen zu bewältigen. SAP Cloud ALM – bzw. bei der Stadtverwaltung Bern liebevoll nur «Das ALM» genannt – bietet ein umfassendes Transportmanagement, Taskmanagement, Change- und Release-Management, um die Mängel zu beheben, die in der IT-Sonderprüfung identifiziert wurden. Diese Lösung wurde aufgrund ihrer Einfachheit, Rückverfolgbarkeit und ihrer Fähigkeit, alle offenen Aufgaben der Schwachstellenanalyse zu erfüllen, gewählt.

Obwohl die Definition von Prozessen und Verantwortlichkeiten im SAP Cloud ALM zeitintensiv war, hat es sich aus mehreren Gründen gelohnt. SAP Cloud ALM konnte alle Anforderungen aus der Schwachstellenanalyse mit einem zentralen Tool lösen, neue SAP-Systeme einfach anbinden und sowohl für SAP-Anwendungen als auch für SAP-Basis und Technologie (Monitoring) ein einheitliches System bereitstellen. Darüber hinaus konnten und können Testfälle mehrfach für verschiedenen Testphasen uns strategisch auch im späteren Betrieb wiederverwendet werden. Zudem – und einer der sehr wichtigen Punkte für das Projektmanagement im Go2HANA: Es gab eine positive Wertschöpfung über den gesamten Prozess mit ständigem aktuellen Stand über Aufgaben, Projekt- und Teilprojektstatus.

SAP Cloud ALM bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Es ist revisionsicher und durch die Protokollierung nachvollziehbar. Durch die zentrale Verwaltung bietet es einen guten Überblick über anstehende Aufgaben. Es ermöglicht einfaches Navigieren und Filtern auf ganz unterschiedlichen Ebenen und transparentes Projektmanagement durch die Visualisierung mit diversen Dashboards. SAP Cloud ALM ist  für agile und klassische Projektmethoden geeignet. Letztendlich ermöglicht es die Standardisierung verschiedener Prozesse.

Diese erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der Stadtverwaltung Bern und blue.works zeigt den Mehrwert, den SAP Cloud ALM für Organisationen bringt, indem es die Effizienz erhöht, Prozesse standardisiert und transparent macht und so einen reibungslosen und effektiven Geschäftsbetrieb ermöglicht.